塾専用コミュニケーション &業務管理システム

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コミル導入のメリットは業務の効率化だけではありません。ことことは強調したいと思います。

鷗州塾

代表取締役社長

桑原 克己 氏

本社

広島県広島市

対象

小学生、中学生、高校生

個別指導

集団指導

使用機能

LINE連携

お知らせ

指導報告書

入退室管理

課題

データに基づく「スマート経営」を目指すための業務効率化。最終的は効率化することによる「教育」そのものへのコミット。

効果

業務の効率化。また人による差分がなるべくでないようにする平準化と可視化。それによる「スマート経営」の実現

鷗州塾の紹介

広島県を中心に、国内外での学校運営・学校支援事業をはじめ、学習塾・パソコン教室・サッカークラブ・健康教室・子どものための制作プログラミングなどの各種教育事業を展開。幅広い教育サービスを提供している。学習塾は、幼児から高校生までで4つの塾ブランドを展開。

コミルによって業務の効率化ができたことは言うまでもありません


 私たちの塾は、この業界では新しいツールの導入に積極的な方ではないかと思っています。ずっと以前は、それまで生徒に紙を渡して保護者の方に連絡事項をお伝えしていたところを、FAXを使うようにしたこともありますし、インターネットが普及すれば比較的早くからメールで連絡をするようにもしてきました。また、アナログな業務をできるだけ効率化することや、各教室の良い取り組みを全ての教室で共有すること、教え方のノウハウや生徒の成績などをデータベースにして、感覚的な「良い・悪い」の判断だけではなくさまざまなこをと数値によって把握することにも取り組んできました。これらは全て、塾にとっても保護者にとっても非常に意味があることだったと思います。ただ、正直私たちにとって負荷の大きな作業だったことは否めません。例えばアンケートをしてデータを集めたら、それを集約して、何とかして人力で入力して・・・という具合です。教室数や生徒数が伸びれば伸びるほど、同じこと続けていくのが大変になっていくジレンマもありました。

しかし、コミルを導入すれば、こういった業務が一気に効率化できます。ITによって成績管理ができ、データをすぐに一元化してくれるからです。保護者の方への連絡も、LINEなら読んでいただけたかどうかが把握でき、「きちんと伝わったかどうか」を気にする必要がなくなりますからね。

パートナーとしてよりよい塾をつくっていきたい


 これまで、塾の業務支援系のシステムは単機能に特化されたものこそありましたが、複数の機能があってインターフェースに優れ、使い勝手がよさそうと感じるものがなかった。そのため、大規模なシステムなどは導入してこなかったのです。

 しかしコミルについては話を聞いて「ピンと来る」ものがありました。さらにいえば、価格面でも非常に納得感がありました。

 そしてもっというと、コミルを開発するポパーという会社は、以前塾を経営していた栗原社長が経営している会社だから、塾の業務をきちんと理解してくださっている。だからこそ、同じ目線でサービスを提供してくれているという感覚があった。これが決め手になり、コミルを導入・・・というより、ポパーという会社にパートナーになっていただいて、一緒によりよい塾をつくっていきたいと考えたのです。

PDCAサイクルを回してスマート経営を実現


 私は、コミル導入のメリットが「効率化」だけではないことは強調したいと思います。塾の業務は、「人が人に働きかける」という仕事がほとんどですから、どうしても属人的になるところがあります。この点も、コミルによっていわば平準化することができるわけです。

 例えば、生徒への声かけ。同じ一人の生徒を見ても、「この生徒をフォローしておこう」と感じるかどうかは、その先生の経験や勘によるところが大きい。結果、声をかける人とかけない人とが生まれてしまう。加えて、声をかけるにもどのように声をかけるのか。これも違いがでますよね。このように、仮に全教室の全教師で同じ意識を共有できたとしても、結局は行動に違いが出るし結果にもばらつきが出てしまうわけです。

 それに対して、コミルを使えばこのようにして対応ができます。しばしば塾を悩ませる、生徒の退塾を例にしましょう。コミルで取得したデータを集約すれば、退塾につながりやすい傾向を把握することができます。例えば「2回連続で欠席した生徒は退塾する可能性が高い」といったように。その上で、その事実を共有し、「2回連続して欠席した生徒の保護者には、その日のうちにこのメッセージを送る」などルールを決めて、全教室でそれを実施する。こんな具合です。

 コミルで保護者のスマホにメッセージをするなら、人による差がなく確実に全員に実行できる。各教室の先生がきちんと「伝えたか」を確認したりする必要もないし、「どんな伝え方をしたか」の属人性を排除できる。いい意味で平準化できるわけです。

 そして、平準化されたからこそ、その打ち手が妥当だったかどうかを検証しやすい。PDCAサイクルがきちんと回せるわけです。今までであれば、「退塾を防ぐために、全保護者と電話で会話を使用」と伝えていたことでしょう。それが、どのようにアプローチすればよいかが明確になり、そこに絞って打ち手を打てるわけです。

教育に携わる会社として忘れてはいけないことがある

 今までやってきたことを大幅に効率化できる上、感覚で判断していたことをきちんとデータによってきちんろ把握でき、さらに発展させていける。これがコミルで実現できる「スマート経営」だと思っています。

 とはいえ私は、教育に携わる会社として忘れてはいけないことがあると思っています。

 コミルにはいわゆる雑務を大幅に効率化しれくれる側面もありますが、大切なのは、そもそも効率化の目的が何かということ。私は、それは生徒に対して時間をかけられるようにするため。これでしかあり得ないと思っています。そこを置き去りにして、周辺的なところを改善するだけで満足してはならない、と。

 私たちの塾では、ティーチングとコーチングのバランスを大事にして授業を行い、生徒が自らやる気になってくれるような雰囲気をつくることを心掛けています。ティーチングはそれこそ授業時間内にやるべきことですが、例えばコーチングであればコミルを活用できる余地があるのではないかと思っています。


 このアイディアですが、同じ教室でグループラインのようなものを作り、そこに生徒が今日やった勉強の内容(ノートを写真にとるなどでもよいですし)を投稿する。それを見たB君やCさんが、A君はこうやって勉強しているんだ、と気づいてもっと頑張るようになる。こんなふうにコミルが使えればいいなと思うんです。


 もっとも、現時点でのコミルのテーマは教育「以外」の部分を効率化して教育に費やせる時間を増やそうということにあるかもしれません。しかし、私たちのパートナーであるからには、いずれ教育そのものに関わるようになサービスに進化させていってくれる、そう信じています。

Q.鷗州塾さまがコミルに期待していることは??


 コミルの活用を通じ、私たちの教育をよりよくしてくれることです。私たちは、会社として「教育の会社であること」、社員は「教育者であること」に誇りを持っています。だからコミルに期待するのも「どれだけ業務を効率化できるか」というよりは、その結果何ができるか・できたかという部分。つまりは、「これを活用することで教育をどのようによりよくしていけるか」という点ですね。