生徒の様子がブラックボックス化されていた
ーー本日はよろしくお願いいたします。まず、Comiruを導入した背景を教えてください。
渡辺：Comiruに出会ったのは、経営者向けの研修講座で代表の栗原さんと出会った時です。その時にComiruをご紹介頂き、当時悩んでいた保護者コミュニケーションの問題を解決できると思い、導入に至りました。
ーー当時の保護者コミュニケーションの悩みとはどんなものでしたか？
渡辺：個別指導塾での勤務を経て、5年前に塾を立ち上げました。前職での経験から、指導報告書は手書きだったのですが、生徒数が増えるにつれて工数も増えたので、指導報告をやめることにしました。これにより、保護者にとっては、塾での子供の様子がブラックボックス化されてしまいました。保護者とコミュニケーションを取れるのは年3回の面談のみだったので、3～4か月分の学習の様子を共有することで、面談時間が終わってしまうこともありました。当時から退会者が多かったわけではないのですが、理由が分からないまま急に退会してしまうといったこともあり、保護者と効率的に深いコミュニケーションを取る方法はないかと考えていました。
ーー Comiruを導入して、保護者コミュニケーションは変化しましたか？
渡辺：改善しました。年に3回の面談で話していたことを、日々の指導報告書で伝えられるようになったので、保護者とのコミュニケーションの頻度が劇的に増えました。また、指導報告書の送付を始めてから、こちらからの発信だけでなく、保護者も些細なことでもメッセージをくれるようになりました。例えば、授業後に毎回「今日もありがとうございました」とコメントをくれる方や、「通知表で英語が2でした・・」など悩みをすぐに送ってくれる方もいます。これらのやりとりで保護者のニーズをキャッチできるようになり、日々の指導に反映できるようになりました。その結果、リアルでの面談内容は今までより深いものになったと思います。保護者からも好評で、今では、9割以上の保護者がComiruに登録してくれています。新規の方は、入会時に必ずComiruを登録していただいています。
現場の講師が活用できるように工夫
ーー保護者にComiruを登録してもらうのが難しいというお悩みを聞くこともあるのですが、工夫していることはありますか？
渡辺：Comiru導入直後は、登録してくれない方もいました。その場合には、面談で伝え続けることですね。例えば、登録を渋っている方でも、「うちの子はちゃんと宿題をやってますか？」と面談で聞かれたので、「それはComiruでこんな風に確認できますよ」と、Comiru上の指導報告書を見せることで納得してくれました。保護者それぞれにとってメリットになることを伝えることが重要だと思います。
ーー講師の方には、どのような影響がありましたか？
渡辺：Comiru導入前は、講師と保護者がコミュニケーションをとることはなく、私と保護者のコミュニケーションを、講師へ伝達していました。導入後は、講師が保護者からメッセージを直接受け取ることができるので、責任感が増していると感じます。「◯◯先生のおかげで」とコメントを頂ければモチベーションもあがりますよね。一方、クレームが入れば、どの講師とは言われなくても自分が担当している生徒だとわかるので、気が引き締まります。
塾との信頼関係が、保護者の協力につながっている
ーー保護者にComiruを登録してもらうのが難しいというお悩みを聞くこともあるのですが、工夫していることはありますか？
渡辺：やはり、地道に取り組んできた保護者とのコミュニケーションだと思います。Comiru導入前のように、理由もわからず急に退会するということはなくなりました。コメントで予兆があれば対処できるようになりました。様々な理由で退会は0ではありませんが、お互いネガティブな感情のままでなく、納得感のある状態で退会されるようになってきました。指導報告書に加え、お知らせを使ったコミュニケーションも多く、保護者との信頼関係が友だち紹介や兄弟紹介につながっています。例えば、月1回の塾通信と、不定期で塾内イベント情報、友達紹介キャンペーン、受験情報などを送っています。内容に応じて、外部公開機能を使ってSNSシェアも促しています。Comiru導入前は月に一度の郵送でしたが、今では必要な時に素早く送ることができるので、保護者にも喜ばれています。
ーー毎日の配信はすごいですね！Comiruを通じて塾に触れる機会が増えますね。取材にご協力いただき、ありがとうございました！
