業務負担やデータ連携の効率化をすすめ、 新規顧客の機会損失を防ぎ、攻めの経営へ
課題
ブランドごとに自作のシステムを作り上げ、データが統一できていない状況に。管理業務が煩雑になり、生徒と向き合う時間を十分に作れていなかった。
効果
時間割の管理はもちろん、出欠席管理、請求管理など、自前のシステムでバラバラに点在していたものが一つのシステムに集約。社員たちが心に余裕をもって現場に専念できるように。
志門塾の紹介
SHIMON GROUPは、以下の5社からなるグループです（株）東海プロセスサービス／志門塾、（株）HOMESエデュケーション／HOMES個別指導学院、（株）ハローズアソエーツ／英会話スクールHello! s、（株）リーチフォーザスターズ／REACHFOR THE STARS、（有）峰学館
「子どもたちのために」「子ども第一」を軸に運営している学習塾です。そのため、子どもに関わる「人」にこだわっています。魅力的な大人が、子どもたちにしっかり関わってこそ自立へと導くことができると考えています。そのために、子どもたちの将来を見据えた短期、中期、長期の目標設定と進捗管理を各コースの大きな柱として指導を行っています。
子どもと向きあう時間を大切にするため学習塾としてできること
「高き志を持って狭き門より入れ」という意味から名づけられた、集団指導の志門塾。“信頼を得て人生で成功するために、人格形成を通して真の学力を上げる”という教育理念のもと、中部地方を中心に地域の皆さまの信頼を大切にしながら学習塾の運営を行っています。
志門塾ではこのように考えています。生徒の人格形成にあたっては、まず講師たちの人格形成が大切。失敗を恐れず、真剣に挑戦する姿勢は、必ず子どもたちに伝わり「先生みたいな大人になりたい」と思うようになってくれるはずだ、と。それは言葉ではなく、自然と感じさせることが教育だと考えているから。自塾では、社員も必ず子どもたちの指導に加わります。マネジメントのみの社員はいません。「子ども第一」という理念を忘れないために、社員もしっかり現場に出ること。このようにして、子どもと向きあう時間を大切にすることが重要だと考えています。
業務効率化を目的で作り上げた自作のシステム。 しかし、煩雑すぎてかえって使いづらいものに。
私たちは集団指導の志門塾、個別指導のHOMES個別指導学院の2塾を中心に運営を行っています。ただ、もともと個人塾の集まりのようなもので、それぞれの校舎運営は校舎長が自由に行っており、校舎同士で一貫したシステムというものはありませんでした。振り返ると、校舎ごとで非常に効率悪い運営を行っていたと思います。時流もあり、効率化できる部分は効率化したほうが良いと思い、「志門塾」「HOMES」のブランドごとに自作でシステムを作ってみました。しかし、それが非常に使いづらかった。管理者でさえ、使い方がよく分からない状態になっていました。
そんな折、2年前の夏期講習が終わった頃だったでしょうか。個別指導の現場サイドから「管理業務が煩雑すぎて、子どもたちと関わる時間がとれない」との指摘がありました。時間割や出欠席をエクセルと手作業で管理。さらに時間割が決まったら紙に印刷して、封筒に入れ、郵送する。個別指導塾ではそれが全員分になりますので、大変負担となっていました。
さらに悪いことに、手作業だと間違いも生じやすく、保護者の方からご指摘をいただくこともありました。結果、本業ではないところで余計なストレスを感じてしまっていました。ちょうどそのときでした。タイミングよく栗原社長ともご縁があり、すぐにその年の冬期講習からコミルの試験的導入を始めました。すると、時間割の管理はもちろん、出欠席管理、請求管理など、自前のシステムでバラバラに点在していたものが一つのシステムに集約。社員たちが心に余裕をもって現場に専念できるようになりました。
コミルの多彩な機能でほか業務の利便性もさらに向上。
やはり導入するにあたり、反対意見は少なからずありました。ただコロナ禍の時期もあり、組織改革のタイミングとしてはベストではないかと思い、導入に至りました。
また、栗原社長の存在も大きかったです。もともと１つの塾を経営されて、その経験から「コミル」があると思うのです。そのためか、「システムはこうあらねばならない」といった固定概念がないというか、塾の実態に合わせてくださる柔軟性があるというか。進化の可能性を感じ、今後の自塾のシステムの完成形を一緒に作っていける方だなと。ここで組織改革の舵を一気にとりました。
当初は事務負担の軽減や無駄な費用の削減の目的で導入したものの、思わぬ副次効果もありました。それが、「お知らせ機能」「LINE連携機能」の利便性です。これは嬉しい誤算でした。
例えばこれまで保護者コミュニケーションは電話で行っていたのですが、やはりお互いのタイミングが合わないと難しく、回数も限られていました。しかし「お知らせ機能」「LINE連携機能」なら、保護者も自由な時間に確認できるので回数も増え、なかには絵文字などを使われる保護者もいて、より親密なコミュニケーションができるようになりました。さらに「予約管理機能」。懇談の予約が簡単だと、懇談の回数も増えますからその分、コミュニケーションもさらに増えることになります。コミル導入の結果、すべてが子どものために繋がっていきました。
指導報告書と進捗管理の連携にチャレンジ。 本部と校舎が連動した「見込み顧客管理」も重要テーマとして掲げています。
今年の弊社のテーマは「進捗管理」。このテーマのもと、子どもの理解度の可視化にチャレンジしています。講習前の保護者懇談会などの時に、指導報告書と進捗管理の連携は非常に重要。保護者にお子さまの理解度を確認してもらうために、コミルは大変役立っています。
もう一つが「見込み顧客管理」です。今でも社内で見込み顧客履歴をとる仕組みはあるのですが、各校舎長の業務が忙しかったりすると全く管理できていません。するとせっかく夏期講習に来ていただいても、その後はなんの案内も出せず、新規顧客の機会損失が続いていました。しかし、今後は「見込み顧客管理機能」を使えば、顧客履歴のデータが本部側からも各校舎側からも確認できるので、経営面でビジネススピードが上がっていくと期待しています。
複数教室あっても想いは一つに。コミルと一緒に我々も成長していく。
組織改革の今、各校舎、社員一人ひとりが同じ想いのもと、コミルとともに完成形を作り上げようと思っています。個人塾の個性派集団の集まりである私たちですが、その想いはシンプルに「子ども第一」です。そのために非効率的な業務を減らし、皆が心に余裕をもって業務に専念して欲しいと思っています。
我々、大人が心を一つにして働きかけることができれば、子どもたちはこのコロナ禍でもしっかり育ってくれます。そのためにもコミルとの連携は非常に大切な部分でもあり、コミルの進化や可能性に我々が触れることで、難しい課題や困難に積極的に挑戦できる大人に成長できると信じています。
