業務効率化でお客さまはもちろん
社員の信頼関係も構築され
仕事にやりがいを感じてくれる
導入前の状況
固有の基幹システムの利便性の悪さを感じており、業務の効率化が思うように行かず、指導現場の負担が生じていた。
導入後の変化
生徒ごとの生成情報や請求データ、指導報告書等が連携しているため、タイムリーな情報伝達が可能に。お客さまの満足度向上に期待が持てた。
スクール21の紹介
スクール21は、1978年、埼玉県春日部市で創業した学習塾です。
2021年3月現在、埼玉県に特化して54教室を展開。小学部・中学部・高等部を中心にして、集団指導と個別指導を併設しています。小学生には公立中進学コース・中学受験コースだけでなく、ベネッセの英語教室BE studio・玉井式国語的算数教室・図形の極・数の極を導入し、幅広く生徒のニーズに応えています。指導で大切しているのは「子供の可能性に気づき、信じる」こと。学習だけでなく子供たちの人としての成長を願って、日々指導を続けています。
固有の基幹システムはマイナーチェンジを繰り返し、運用・補修費用も多額に。
私たちの「スクール21」は、今年で43年目を迎えた学習塾です。成績や請求情報、生徒の情報といったデータは創業当時から完全手作業で管理していました。そして時代の流れとともにデータベースシステムで管理するようになり、様々な機能を追加しながら弊社固有の基幹システムを構築していました。
基幹システムではお客さまの満足度を上げるため、一つひとつの項目を掘り下げて開発を行いました。しかし、その分の弱点として、情報がバラバラに管理されてしまい、データの組み合わせが柔軟にできないという状況を生んでいました。そのため各教室現場が使いこなしたくても、使いこなせない状況が続き、マイナーチェンジを繰り返しました。結果、毎年補修コストがかかっていたのです。 大幅なリニューアルも考えましたが、それまでの期間に投資してきた金額も大きく、「今更もう戻れない。かと言って、この基幹システムの補修をいつまで続けるのか」と悩みを抱えていました。
今回、本部管理機能「ComiruPro」導入のきっかけは、このコロナ禍。多くの学習塾が「勝ち残れるか、負けるか」の岐路に立たされている中で、当塾は比較的業績が良かったので、「このタイミングでより会社を強くして、お客さまに喜んでいただける、そんな塾運営を行おう」。このように思ったのです。私含め全職員のマインドが前向きになっていた、そんなタイミングでポ パーさんの栗原社長に相談に乗ってもらいました。
コミルは私達が実現したかったことを取り入れてもらえる期待が持てた
その中で、ポパーさんは基本的な機能を最初から搭載しており、私たちが実現したかったことを取り入れてもらえる期待が最も持てました。また、会社の根幹にかかわる基幹システムをスイッチするのは、こちらにとっても大きな決断になります。当然、信頼できるパートナー かどうかは極めて重要です。この点、栗原社長のお人柄には、信頼できる確かなものを感じました。
基幹システムを変更するにあたり、もちろん他社との比較検討は行いました。ただ、弊社が何十年もの間、蓄積してきた様々なデータを取り込み、そのまま吸収できるシステムはほとんどありませんでした。さらにそこにカスタマイズを重ねていくと、ほとんどの企業の答えは「開発コストがかかる」というものでした。つまり、システムをスイッチすることは容易ではなく、コストも多大なものになりそうだ、と。
保護者コミュニケーション業務も変化。 タイムリーな情報発信が入塾・退塾防止にも効果的。
導入後のさらなる可能性として、保護者とのコミュニケーションの質の向上があげられます。以前、弊社では顧客満足度についてこのように考えていました。良い学習指導を行い、成績が上がり、志望校に合格できれば、お客さまは満足するはずだ、と。
ところが、お客さまが塾に対して求めるレベルが高まってきた中で、あるタイミングを機に、ほぼ毎日お客さまからのクレームをいただいてしまうようになりました。例えば「優秀な子しか面倒見てくれていないのではないか。うちの子には補習をしてくれていない」といった内容です。もっとも、実際はそのようなことはなく、単に補習を行うタイミングが入れ違ってしまっていただけなのですが、事情をご存知ではなかった保護者には「うちの子には補習をしてくれていない」と映ってしまったというわけです。
保護者コミュニケーションの大切さを考えるようになったのは、こうしたことが続いてからです。生徒と向き合って成績を上げるという結果だけではなくて、保護者に対してその過程がクリアであることや、安心感を与えられるものであることが必要だと気付かされました。コミュニケーションの頻度を高める必要もあるし、質も高めていかなければならない、と。すると、お互いが手軽にコミュニケーションができる手段としてコミルが最適でした。電話やメールだと、なかなか「手軽に」とはいきませんからね。 コミルにより、サービスへの満足度を高める。
これからは、従来電話や紙、オンライン面談等で行ってきたやりとりを、コミルを活用することでよりタイムリーにしていけると考えています。コミルなら生徒ごとの生成情報や請求データ、指導報告書等が連携していますから、タイムリーな情報伝達だけでなく、共有やコミュニケーションが図れるようになりますよね。
学習塾の商品は学習サービスなので、お客さま満足度は「成績を上げる」ことがその中心にはなります。それを前提にしつつも、「お子さまの成長過程を極力つぶさにご報告・共有する」。このプロセスをきちんと確立することが大切です。これができていれば、お客さまの満足度は確実に上がると思います。その結果、地域での良い口コミが必ず生まれるはず。また、コミュニケーションの頻度と質が高まれば、おのずと退塾防止にもつながると思います。
塾業界は、「成績を上げる」という学習塾としての本質的な価値提供に加え、サービス面の満足度を向上させることが今後より重要になっていくと考えています。そんな要望に応えてくれる様々な機能が、コミルには詰まっている。私はそう思っています。
仕事にやりがいを持つ社員が増えればお客さまにもその熱意はきっと伝わる。
弊社がコミルとともに向かう目標は、埼玉県のすべての地域でサービスを提供し、埼玉県全体の教育の質を高めていくことです。埼玉県で創業し、支持をいただいてきた学習塾ですので、地元への思いは強いものがあります。もちろん営利企業ですので利益という点も大切ではあります。ただ、日常の業務において意識しているのは「埼玉県の1人でも多くの子供たちに関わって、可能な限り子供たちの可能性を広げていきたい」ということです。そのためには、社員のモチベーションがとても大切です。コミルを使った業務の効率化により、社員が楽しく仕事ができる環境づくりも目指したいと思います。
地域のお客さまに安心してお子さまを預けていただくためには、やはり社員が仕事にやりがいをもってないといけませんしね。長時間労働で精神的にも肉体的にも余裕がない状態でよいサービスを提供できるはずはないですし、そうした塾にお子さまを預けたいと思う方も多くはないでしょう。
塾業界はこれまで多くの業務をマンパワーに依存し、効率的といえる環境ではありませんでした。しかし、そうであるがゆえに、システムによって効率化の余地が大きく、お客さまと社員、双方にポジティブな影響を与えられる余地が大きいと思っています。そのために、コミルの今後のサポートや進化に期待しています。
