塾専用コミュニケーション &業務管理システム

子どもたちや保護者、現場の指導員の負担を軽減し、お互いのメリットを共有

　コミルを上手に使いこなす講師からは、テキストで伝えることで「本当に伝えたいことが伝えられる」と評判が良いです。電話よりも今の時代に適しているのでしょうか。メッセージに対する保護者からの返信率もとても高いです。コミルの導入後は、保護者とのコミュニケーションが劇的に改善しました。満足度も非常に高く感じてくださっているものと感じています。

　一方で、改善すべき点も見えてきました。それは「文章力」ですね。テキストの作成や内容は指導員により差が出ます。この点は、コミルを通じて各スクールの指導長などが承認を入れる形で改善していきたいと思っています。

コミルを使ったコミュニケーションのその先、業務基幹システムとしての活用を見据えて

　さらにコミルの管理機能にも非常に期待しています。以前は本当に煩雑でした。まず口座振替の用紙を保護者から集め、それを本部がExcelで集計し、それから専用端末で銀行に提出する。いくつもの段階があり、どれもマンパワーで行っていました。これを完全にコミルに切り替え、非常に便利になりました。手数料も通常フローと比べて安価に抑えられています。保護者もコミルを通じて登録するだけなので、現場の指導員が用紙を集めていた時より利便性は高いと思います。引き落とせなかった保護者の中には、直接、現場の指導員へ月謝を持ってくる方もいたのですが、現場でのお金のやり取りは極力減らしたいと思っていたので、非常に助かっています。

弊社からのさまざまな要望も柔軟に対応してくれるので、ビジネスの機動力が上がる

　生徒管理を全てコミルで完結させたいものの、学習塾とは違う分、コミルの機能が弊社の運用に乗りきらない部分もあります。実際、Excelなどを使ったアナログ業務が残ってしまっているので、そこは随時要望を出させてもらっています。

　このような場合、他のシステムベンダーでは機能追加に数百万円かかったり、できないと言われるケースが少なくありません。しかし、コミルはそういった要望を柔軟に受け止め、進化していただいていることも大変ありがたいです。

　一度要望させていただいた、アンケート機能に「回答日時」や「生徒番号」などの追加、各教室がそれぞれでバナー広告などを作れる機能などもすぐに実装していただき、導入してから1年もたたない間でしっかりと要望に応えてくださり、サービスが進化し続けているのを感じています。

　この他、弊社ではいくつかの事業を運営しています。例えば育児期のお母さんたちのために、ゆっくりと食事をしていただくためのレストラン「mamama cafe」。小学生の放課後居場所「放課後カフェ」。障がい者の自立支援のグループホームなどです。特に「放課後カフェ」では、保護者にお子さまの入退室が分かるようにコミルを活用しています。コミルの機能にはさまざまな可能性があるので、新規のビジネス展開からもその進化と可能性に期待しています。

保護者コミュニケーション業務も変化。 タイムリーな情報発信が入塾・退塾防止にも効果的。

　導入後のさらなる可能性として、保護者とのコミュニケーションの質の向上があげられます。以前、弊社では顧客満足度についてこのように考えていました。良い学習指導を行い、成績が上がり、志望校に合格できれば、お客さまは満足するはずだ、と。

　ところが、お客さまが塾に対して求めるレベルが高まってきた中で、あるタイミングを機に、ほぼ毎日お客さまからのクレームをいただいてしまうようになりました。例えば「優秀な子しか面倒見てくれていないのではないか。うちの子には補習をしてくれていない」といった内容です。もっとも、実際はそのようなことはなく、単に補習を行うタイミングが入れ違ってしまっていただけなのですが、事情をご存知ではなかった保護者には「うちの子には補習をしてくれていない」と映ってしまったというわけです。

　保護者コミュニケーションの大切さを考えるようになったのは、こうしたことが続いてからです。生徒と向き合って成績を上げるという結果だけではなくて、保護者に対してその過程がクリアであることや、安心感を与えられるものであることが必要だと気付かされました。コミュニケーションの頻度を高める必要もあるし、質も高めていかなければならない、と。すると、お互いが手軽にコミュニケーションができる手段としてコミルが最適でした。電話やメールだと、なかなか「手軽に」とはいきませんからね。

コミルにより、サービスへの満足度を高める。

仕事にやりがいを持つ社員が増えればお客さまにもその熱意はきっと伝わる。

　　弊社がコミルとともに向かう目標は、埼玉県のすべての地域でサービスを提供し、埼玉県全体の教育の質を高めていくことです。埼玉県で創業し、支持をいただいてきた学習塾ですので、地元への思いは強いものがあります。もちろん営利企業ですので利益という点も大切ではあります。ただ、日常の業務において意識しているのは「埼玉県の1人でも多くの子供たちに関わって、可能な限り子供たちの可能性を広げていきたい」ということです。そのためには、社員のモチベーションがとても大切です。コミルを使った業務の効率化により、社員が楽しく仕事ができる環境づくりも目指したいと思います。

　地域のお客さまに安心してお子さまを預けていただくためには、やはり社員が仕事にやりがいをもってないといけませんしね。長時間労働で精神的にも肉体的にも余裕がない状態でよいサービスを提供できるはずはないですし、そうした塾にお子さまを預けたいと思う方も多くはないでしょう。

　塾業界はこれまで多くの業務をマンパワーに依存し、効率的といえる環境ではありませんでした。しかし、そうであるがゆえに、システムによって効率化の余地が大きく、お客さまと社員、双方にポジティブな影響を与えられる余地が大きいと思っています。そのために、コミルの今後のサポートや進化に期待しています。